Investir na automação de processos em diferentes áreas da sua empresa é um diferencial significativo que contribui para a melhoria geral da produtividade e ganhos preciosos de tempo na realização das tarefas. Neste post, vamos conhecer benefícios atrelados à informatização de atividades nas companhias.

Um fator bastante animador é que a automação permite investimentos baixos, mas que garantem ótimo retorno — a tecnologia é, também, acessível para pequenas e médias empresas. A informatização otimiza o fluxo de trabalho, reduz consideravelmente os custos e ainda opera diretamente na correção de erros humanos.

Vamos conhecer um pouco mais sobre as vantagens que essa solução tecnológica oferece para as instituições. Confira!

1. Economia de tempo

Automatizar os processos significa, também, otimizar tarefas manuais que custam horas ou até dias de trabalho dos colaboradores. Como o processo ainda executa o trabalho de forma homogênea, não há a possibilidade de que setores diferentes produzam resultados diversificados que possam atrasar toda a linha de produção.

Tarefas manuais e prolongadas podem desmotivar os colaboradores e atingir a produtividade da empresa. A automação garante que profissionais de alto valor agregado se dediquem a atividades mais dinâmicas na companhia.

2. Agilidade na análise de dados

Com a evolução da tecnologia, a dependência de programas, como o Excel, não é mais obrigatória, já que surgem, a cada dia, opções mais ágeis para lidar com extensas quantidades de informação. Gráficos são gerados rapidamente com a automação de processos — um sistema ERP, por exemplo, é capaz de trabalhar com dados complexos e transformá-los em informações relevantes em poucos segundos.

A informatização dos serviços opera, ainda, na redução do tempo de resposta, ciclo que se inicia a partir de uma solicitação até o envio final. Os ajustes nos processos proporcionados pela informatização melhoram o desempenho das atividades na empresa e ainda reduzem esse tempo, na interação com os clientes ou no relacionamento com os colaboradores.

3. Ganho de produtividade

Vimos que a automação atua diretamente nas atividades mais repetitivas, liberando os colaboradores de determinados setores para trabalhos mais desafiadores. No entanto, o ganho de tempo não é o único benefício: libertar os profissionais de um número excessivo de ocupações manuais representa um ganho no desempenho operacional da empresa.

Há, também, um ganho geral de produtividade, já que os colaboradores poderão ser alocados diretamente nas áreas mais conectadas à inovação, agregando valor aos produtos já oferecidos e ainda trabalhando ativamente na criação de novas soluções. Com um bom número de pessoas trabalhando diretamente no planejamento e nas vendas, os afazeres automáticos não são negligenciados, mas direcionados para as máquinas.

4. Redução de custos

Toda companhia sonha em produzir mais e gastar menos. Muitas empresas contam com equipes inchadas, repletas de colaboradores inativos e recursos mal utilizados. Com a informatização dos processos, esse problema será minimizado.

Uma vez que a automação de processos reduz não só o tempo, mas os custos alocados para a realização de determinadas tarefas repetitivas e prolongadas, ela também reduz os custos associados a essas atividades. É a realização da ambição universal de cortar gastos sem comprometer os lucros e a aquisição de clientes.

Ao corrigir procedimentos defeituosos e otimizar a comunicação entre os colaboradores, a informatização garante que esses erros sejam catalogados e evitados.

5. Diminuição do desperdício

Recursos e insumos pouco utilizados ou simplesmente abandonados são mapeados e monitorados na automação de processos. Por exemplo: algumas empresas fornecem equipamentos específicos para os colaboradores, como celulares ou notebooks. Quando esse colaborador deixa a companhia, pode haver o extravio do item.

Com a implementação da solução informatizada, esses equipamentos passam a ser fiscalizados de perto, possibilitando que a empresa possa contabilizar o seu patrimônio com mais eficiência. Os gestores se tornam capazes de identificar e verificar o que não está sendo utilizado no momento.

Com a digitalização ocasionada pela implementação das soluções automáticas, há também a redução significativa da impressão de papel. As informações cruciais estarão seguras e virtualizadas, facilitando o acesso imediato.

6. Integração entre os setores

Os sistemas integrados de tecnologia oferecidos pela automatização possibilitam a conexão entre os setores da companhia, facilitando o processo de comunicação e eliminando ruídos no cruzamento de informações. Essa mudança opera até no nível de motivação dos colaboradores, que se sentem partes fundamentais de um grande time.

Como a automação vai informar aos gestores todos os detalhes operacionais da companhia, todo colaborador terá as suas funções devidamente registradas pelo sistema. Evita-se, ainda, o retrabalho, geralmente causado por falhas comunicacionais ou por pura desorganização.

7. Monitoramento dos resultados

Acompanhar os resultados objetivos dos esforços conjuntos na companhia é fundamental, mas a rotina corrida no ambiente de trabalho pode resultar em dados fragmentados e pouco detalhados. Com a adoção de sistemas informatizados, vai ser bem mais fácil verificar o desempenho geral e checar o cumprimento periódico das metas.

Com a automação, os gestores terão acesso a relatórios consistentes da produtividade na instituição, o que vai facilitar a detecção de falhas e a análise para combatê-las. Como essas informações são geradas com agilidade, os profissionais não terão que esperar por períodos prolongados para efetivamente conferir esses relatórios — o que poderia agravar certos problemas, dificultando a solução imediata.

Como pudemos ver no artigo, a automação de processos internos veio para ficar e a tendência é que se torne uma ferramenta imprescindível para quem quer manter o seu negócio funcionando.

Muitas atividades contínuas, quando informatizadas, permitem a otimização do uso do tempo e dos insumos, garantindo ao gestor a possibilidade de focar esforços e alocar profissionais em áreas mais desafiadoras. O uso de tecnologias que permitem a informatização dos serviços elimina uma série de processos burocráticos.

Alguns exemplos práticos de soluções oferecidas por sistemas integrados de gerenciamento, por exemplo, são emissão de notas fiscais eletrônicas, o envio de cobranças ou, até mesmo, notificações de datas de vencimento. Os softwares integrados se adequam aos padrões fiscais e assimilam instantaneamente as informações utilizadas.

Para realizar a implementação, é importante consultar profissionais com experiência comprovada no trabalho com essas soluções em TI. Buscar uma consultoria especializada é a garantia para que a automação de processos em sua empresa seja implantada com praticidade e segurança, ampliando suas oportunidades de negócio.