Terceirização da folha de pagamento: como funciona e quando adotar?
A terceirização da folha de pagamento tornou-se uma atividade essencial em muitas empresas, tendo em vista que a execução dessa obrigação é uma das mais burocráticas e complexas, principalmente com a implementação do eSocial.
Quando feita de forma inadequada, pode causar diversos problemas para o negócio. Muitos empreendedores, por falta de conhecimento necessário, preferem deixar que uma empresa especializada realize esse serviço de forma correta e precisa.
Quer entender melhor como funciona esse tipo de terceirização? Então, continue sua leitura!
A terceirização de folha de pagamento
Trata-se de uma prática cada vez mais adotada entre as companhias, em que uma empresa terceirizada realiza certos tipos de obrigações burocráticas de um negócio. Isso ajuda a aumentar a eficiência e a redução de custos, fazendo com que sobre mais tempo para que o empreendedor e gestores foquem em outros pontos importantes para o funcionamento e desenvolvimento da instituição.
Como funciona
No caso da terceirização de folha de pagamento, o processo é realizado pela empresa contratada, tornando-se responsabilidade dela ter os meios adequados para isso, por exemplo, um software de qualidade. Além disso, serão utilizadas as melhores técnicas alinhadas à experiência dos profissionais, com a finalidade de otimizar os processos, garantir o cumprimento das exigências legais etc.
A parte da informatização é importante, pois hoje não adianta apenas rodar a folha. Além disso, é preciso atender às exigências do eSocial, que é uma obrigação de quase todas as empresas.
Quando terceirizar a folha de pagamento
A empresa pode optar por terceirizar a folha de pagamentos por diversos motivos, entre eles:
- busca por direcionar o foco da organização em seu core business e, assim, atingir resultados mais eficientes por meio da terceirização de atividades operacionais mais trabalhosas;
- empresas que têm um grande número de funcionários e perdem muito tempo com essa atividade;
- procura pelo aprimoramento das práticas de mercado, otimizando seus esforços para questões estratégicas;
- desejo de cumprir adequadamente as exigências do eSocial, tendo em vista que é um processo que toma muito tempo para ser executado.
O eSocial é uma lei que está sendo implementada em duas fases. Seu processo se iniciou há dois anos. Contudo, começou enquadrando apenas algumas empresas com um faturamento determinando, seguido de uma escala para ser cumprida. Atualmente, praticamente todas as companhias já estão obrigadas a se enquadrar no eSocial, sendo que logo atingirá todas.
Além disso, todo mês é preciso ter uma rotina para realizar a geração da folha de pagamento, transmitir para o governo e arquivar o protocolo de entrega. Afinal, qualquer esquecimento está submetido ao pagamento de multas que podem trazer prejuízos financeiros para o negócio.
Benefícios de terceirizar a folha de pagamentos
São diversas as vantagens concedidas pela terceirização da folha de pagamento. Veja as principais.
Economia de tempo
Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas é a quantidade de tempo necessária para realizar a função, que aumenta na medida em que a equipe cresce. Quando ocorre a terceirização da folha de pagamento, esse período é economizado. Dessa forma, é possível elaborar medidas para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.
Segurança das informações
Existem alguns riscos ligados à elaboração da folha de pagamento. Um exemplo é o ataque de hackers, o roubo de dados pessoais, a manipulação de registros de funcionários, entre outros. Pelo fato de a terceirização adotar softwares próprios para esse fim, geralmente, os dados são armazenados em servidores seguros que utilizam tecnologia de criptografia de ponta e backups de dados.
Redução dos custos
Todo o tempo gasto nessa tarefa de folha de pagamento representa dinheiro perdido para a empresa. Entre as principais tarefas, estão:
- calcular a jornada de trabalho dos funcionários;
- imprimir, assinar e distribuir os salários dos colaboradores;
- processar pagamentos eletrônicos e depósitos diretos;
- emitir relatórios;
- apurar os impostos relativos à folha de pagamento, entre outros.
Se comparar o tempo total gasto com a gestão da folha de pagamento com a contratação dos custos de terceirização, poderá perceber uma grande economia quando retirar essa obrigação de algum departamento da empresa.
Acesso a diversos serviços
Com os serviços de folha de pagamento terceirizados, pode contar com uma série de serviços, como geração de contrato, pagamentos de compensação dos trabalhadores, contabilidade, entre outros.
Conformidade com a legislação
Um único erro no envio da folha de pagamento pode gerar auditorias e aplicação de penas e multas altas. Como a lei muda constantemente, muitas vezes é difícil estar por dentro de todas as alterações. As empresas terceirizadas entendem da legislação tributária e estão atentas a todas as mudanças ocorridas.
Faz parte do trabalho dela manter-se em dia com as normas, garantir precisão e conformidade. Caso ocorra algum erro, os profissionais farão as devidas correções, evitando possíveis problemas.
Como terceirizar a folha de pagamentos
Quando o empreendedor resolver terceirizar a folha de pagamento do seu negócio, a empresa contratada assume toda responsabilidade pelo cumprimento dessa atividade. Dessa forma, tem a obrigação de disponibilizar especialistas com o objetivo de assegurar que os fechamentos mensais aconteçam de forma adequada e dentro dos prazos estabelecidos em lei.
Ter a folha de pagamento fechada por uma equipe qualificada faz com que o empreendedor tenha um suporte maior para receber orientações e tomar as melhores decisões para a companhia.
